După ani la rând în care departamentul de Events a organizat zeci de evenimente de succes, credem că a venit momentul să vă împărtășim câteva din sfaturile noastre. Poate nu sunt by the book, poate odată cu trecerea timpului ne-am pus amprenta personală asupra lor, însă la noi funcționează. Iată deci cele cinci etape pe care le urmăm în organizarea celor trei evenimente ale noastre: PRIME Maraton, Visually Speaking și PRIME Quest:
- Cercetarea
Deși pare o etapă plictisitoare și dificilă, cercetarea este „temelia” unui eveniment de succes. Această etapă este importantă întrucât aici începi să analizezi situația cu care te confrunți, cauți să afli percepția publicului, îl analizezi, cercetezi piața atât din punct de vedere cantitativ, cât și din punct de vedere calitativ. Cercetarea te ajută să-ți cunoști targetul, să știi ce își dorește să audă, să știi ce trebuie să-i livrezi prin evenimentul tău.
În această etapă „tragi cu ochiul” și la concurență, te uiți la ce manieră abordează ei, culegi detalii despre evenimente asemănătoare, încerci să găsești acel ceva ce diferențiază evenimentul tău de restul.
- Marketing
Marketing, marketing. Poți avea cel mai mișto concept, dacă nu îl promovezi, nimeni nu va auzi de evenimentul tău. Pentru ca acesta să fie unul reușit ai nevoie de o promovare pe măsură, fie ea offline sau online. Dacă ai făcut cercetarea ca la carte, ar trebui să-ți cunoști targetul atât de bine încât să știi ce tip de promovare funcționează mai bine, ce tip de mesaje sau de vizualuri.
Ideea acestei etape este să promovezi evenimentul atât de bine încât să le oferi oamenilor exact ceea ce au nevoie, să le arăți că evenimentul tău este soluția.
3.Strategie
Din nou o etapă care poate părea plictisitoare, dar este o etapă foarte importantă în organizarea unui eveniment. În această etapă se planifică și se planifică, nu glumă. Se împart taskurile, se concepe un desfășurător al evenimentului, se planifică pas cu pas ceea ce o să se întâmple înainte, în timpul și după eveniment.
Ideea centrală a acestei etape este că trebuie lucrat în permanentă legătură atât cu cei din departamentul de Marketing, cât și cu cei din departamentul de Implementare.
4. Implementare
Poate una dintre cele mai dificile și active etape, dar și una dintre cele mai frumoase și satisfăcătoare. Aici totul capătă formă. E etapa în care evenimentul tău prinde contur, în adevăratul sens al cuvântului. Se montează decorul, se organizează echipa, se stabilesc ultimele detalii. Aici se implementează tot ce s-a gândit în etapele de mai sus, aici strategia și teoria se îmbină cu practica.
- Evaluarea
În această etapă îți dai seama dacă evenimentul tău a fost de succes sau nu. Cum? Privind retrospectiv, urmărind cifre, dar și feedbackul oamenilor.
Cum s-au simțit participanții? Numărul de participanți a corespuns așteptărilor și, poate cel mai important, ce riscuri poți lua în calcul atunci când organizezi un eveniment.
